Напишите, если хотите организовать событие вместе с нами
Работая с людьми, мы стремимся глубоко понять их ценности, чтобы создать событие, которое действительно отражает их индивидуальность. Нам доверяют, потому что мы соединяем креатив, опыт и свежий взгляд, свободный от шаблонов, превращая каждую идею в яркое и запоминающееся мероприятие.
Пожалуйста, ознакомьтесь с политикой конфиденциальности и обработки персональных данных.
Без паники и дедлайнов: как по шагам спланировать ивент для бизнеса
Подготовка к хорошему корпоративному мероприятию — это не просто заказ ресторана, а процесс, который растягивается на месяцы. За организацией любого события скрывается большое количество мелких задач. Но пугаться этого объема не нужно. Главное — двигаться по понятному плану.
Подготовили для вас грамотный чек-лист, который поможет не паниковать, четко контролировать бюджет компании и не обнаружить за неделю до события, что про трансфер для сотрудников после банкета никто не подумал.
Подготовили для вас грамотный чек-лист, который поможет не паниковать, четко контролировать бюджет компании и не обнаружить за неделю до события, что про трансфер для сотрудников после банкета никто не подумал.
Шаг 1. Что нужно сделать еще до того, как искать площадку?
Самая частая ошибка на старте — сразу бежать бронировать банкетный зал или лофт. Сначала нужно сесть с коллегами или руководством и ответить на несколько базовых вопросов:
Ответы на эти вопросы уберегут бюджет от лишних трат. Если большинство сотрудников — это молодые айтишники, классический банкет с чинным сидением за столами им быстро наскучит. А если на празднике будут топ-менеджеры и партнеры, площадка должна соответствовать статусу компании.
- Какая цель у мероприятия? Мы хотим просто весело отметить юбилей компании, сплотить команду или подвести итоги года с официальным награждением?
- Какой формат нам подходит? Это будет строгий банкет с вечерним дресс-кодом, интерактивная игра на свежем воздухе или неформальная фуршетная вечеринка?
- Кто наши гости? Какой средний возраст сотрудников, будут ли приглашены важные партнеры или клиенты? От состава аудитории зависит все от выбора меню до стиля ведущего.
- Какие рамки у мероприятия? Примерная дата, день недели и сколько денег компания готова комфортно выделить на этот проект.
Ответы на эти вопросы уберегут бюджет от лишних трат. Если большинство сотрудников — это молодые айтишники, классический банкет с чинным сидением за столами им быстро наскучит. А если на празднике будут топ-менеджеры и партнеры, площадка должна соответствовать статусу компании.
Шаг 2. Ищем концепцию мероприятия примерно за 9–12 месяцев до дня события
На этом этапе можно спешить. Здесь важно собрать идеи. Например:
- Изучите тренды и форматы мероприятий, которые сейчас популярны.
- Уточните у HR-отдела или руководства примерное количество человек. От этого зависит масштаб площадки.
- Присмотритесь к ивент-агентствам. Почитайте их кейсы, посмотрите презентации прошлых корпоративов. Вам должно быть комфортно общаться с этими людьми.
Шаг 3. Выбираем место и утверждаем дату проведения примерно за 6–9 месяцев до события
Это самый важный этап для распределения бюджета. Хорошие площадки разбирают быстро, особенно на предновогодний период или сезон летних корпоративов. Поэтому мы не рекомендуем долго принимать решение о месте проведения праздника.
Определились с местом? Вносите аванс, чтобы зафиксировать нужную дату за вашей компанией.
- Выбирая локацию, смотрите не только на интерьер. Спрашивайте про технические возможности зала, условия кухни, наличие парковки и скрытые платежи вроде пробкового сбора.
- Подумайте о логистике. Если это загородный отель, придется организовывать трансфер для сотрудников, а подрядчики могут поднять цены за дальнюю доставку оборудования.
Определились с местом? Вносите аванс, чтобы зафиксировать нужную дату за вашей компанией.
Шаг 4. Собираем команду и наполняем программу
Место забронировано, дата известна. Теперь пора собирать команду профессионалов, пока их не заняли другие компании.
- Выбирайте ведущего, диджея, кавер-группу, фотографа и видеографа. Проводите встречи лично — ведущий должен понимать специфику вашей компании и корпоративную культуру.
- Найдите режиссера или сценариста, если планируется сложная шоу-программа или тимбилдинг. Начните готовить внутренние активности. Например, видео-сюрпризы от отделов или номинации для награждения.
- Закажите качественный свет, звук и экраны для презентаций. Хороший свет создает атмосферу праздника даже в простом зале, а плохой звук испортит выступление руководства и музыкантов.
- Сделайте предварительную рассылку по отделам с датой мероприятия, чтобы сотрудники заранее внесли ее в свои рабочие календари.
Шаг 5. За 1–2 месяца до события финально согласуйте все детали
- Утвердите окончательный список сотрудников с учетом тех, кто в отпуске или командировке и меню после дегустации.
- Составьте поминутный тайминг дня: во сколько сбор, когда официальная часть, когда вынос горячего и начало дискотеки. Раздайте этот план всем подрядчикам и площадке.
- Сделайте внутреннюю рассылку или мини-сайт для сотрудников с адресом, картой проезда, таймингом и требованиями к дресс-коду.
Финальная неделя и сам день корпоратива
За неделю до события подтвердите точное число гостей площадке, созвонитесь со всей командой подрядчиков и соберите «аптечку организатора». В ней должны быть зарядные устройства, канцелярия, пластыри, нитки с иголкой.
Лайфхак: Обязательно заложите в смету 10–15% резервного фонда. Он нужен не потому, что что-то сломается, а потому, что перед самым праздником руководство точно захочет продлить работу диджея на пару часов, докупить алкоголь или добавить спецэффекты в финале.
В день праздника ваша задача — отдыхать вместе с коллегами. Все вопросы с таймингом, артистами и координацией официантов должны быть в чужих руках.
Лайфхак: Обязательно заложите в смету 10–15% резервного фонда. Он нужен не потому, что что-то сломается, а потому, что перед самым праздником руководство точно захочет продлить работу диджея на пару часов, докупить алкоголь или добавить спецэффекты в финале.
В день праздника ваша задача — отдыхать вместе с коллегами. Все вопросы с таймингом, артистами и координацией официантов должны быть в чужих руках.
Этот чек-лист выглядит простым и понятным на бумаге. Но за каждым пунктом стоят сотни звонков, долгие переписки, споры из-за меню, бесконечные правки в сметах и контроль кучи незнакомых друг с другом людей.
Конечно, вы можете сделать все самостоятельно. Это интересный опыт, но он заберет у вас все свободное время и кучу нервов на протяжении нескольких месяцев. Главный показатель хорошего праздника — это то, что вы чувствуете, когда он закончился. Будет ли это радость от каждой минуты, проведенной с коллегами, или дикое чувство облегчения от того, что этот бесконечный контроль наконец-то позади?
Ивент-агентство нужно не для того, чтобы навязать вам стандартный сценарий и чужие идеи. Мы просто забираем себе всю рутину, технические риски, невидимый стресс и те кучу мелких задач. Компании мы оставляем только приятный выбор концепций, спокойствие за результат и возможность для всего коллектива просто отдыхать и праздновать, зная, что все идет строго по плану.
Если вы хотите без спешки обсудить идеи для вашего следующего корпоратива, прикинуть реальный бюджет и понять, с чего начать — давайте созвонимся. Первая консультация бесплатна и вообще ни к чему вас не обязывает. Мы просто поможем разложить все по полочкам.
Конечно, вы можете сделать все самостоятельно. Это интересный опыт, но он заберет у вас все свободное время и кучу нервов на протяжении нескольких месяцев. Главный показатель хорошего праздника — это то, что вы чувствуете, когда он закончился. Будет ли это радость от каждой минуты, проведенной с коллегами, или дикое чувство облегчения от того, что этот бесконечный контроль наконец-то позади?
Ивент-агентство нужно не для того, чтобы навязать вам стандартный сценарий и чужие идеи. Мы просто забираем себе всю рутину, технические риски, невидимый стресс и те кучу мелких задач. Компании мы оставляем только приятный выбор концепций, спокойствие за результат и возможность для всего коллектива просто отдыхать и праздновать, зная, что все идет строго по плану.
Если вы хотите без спешки обсудить идеи для вашего следующего корпоратива, прикинуть реальный бюджет и понять, с чего начать — давайте созвонимся. Первая консультация бесплатна и вообще ни к чему вас не обязывает. Мы просто поможем разложить все по полочкам.